Cara Mendapatkan Visa Bulgaria

Aku baru saja menghabiskan musim semi di Bulgaria sekaligus melewatkan awal Ramadan di negeri bunga mawar itu. Kalau diingat-ingat, persiapanku untuk sampai ke negeri penghasil yogurt terbaik ini butuh proses yang panjang. Aku ke sana bukan untuk sekolah, kok, tapi bukan untuk liburan juga. Aku kembali diminta ibuku untuk mendampingi beliau dan tim tarinya ikut dalam festival The World Cup of Folklore-Veliko Tarnovo 2018. Aku tentu tidak menolak saat diajak ke luar negeri lagi sekaligus mengemban tugas sebagai Road Manager dan penerjemah padahal bahasa Inggrisku nggak bagus-bagus amat. Setidaknya hal paling krusial--saat kami harus melewati imigrasi border--bisa kuurus dengan mulus. Jadi tanggung jawabku-lah semua anggota tim dapat lolos border itu. Maklum, paspor berlambang Garuda masih sering dipertanyakan saat pengecekan di imigrasi border wilayah Eropa.

Berada di landmark Kota Veliko Tarnovo.

Proses persiapan keberangkatannya kurang lebih 6 bulan dan keputusan untuk berangkat itu hanya tidak kurang dari 2 bulan karena menunggu sponsor dan izin lain-lain. Aku cuma punya waktu tak lebih dari 2 bulan untuk mencari info pengurusan visa Bulgaria. Aku sedikit berharap Bulgaria ini bisa menggunakan e-visa seperti perjalananku ke Georgia tahun lalu. Tapi harapanku salah.

Belum banyak info tentang pengurusan visa Bulgaria untuk orang Indonesia di website, blog, atau pun youtube. Kalau pun ada, artikelnya ditulis beberapa tahun lalu. Mari ku-update, ya. FYI, Bulgaria tidak termasuk negara Schengen yang menaungi sebagian besar negara-negara di Eropa. Jadi kita tidak bisa mengajukan visa Schengen untuk memasuki negara Bulgaria. Kecuali kalau kamu punya visa Schengen mutiple entry yang masih berlaku, kamu bisa seenaknya keluar-masuk Bulgaria, kok, asalkan datangnya dari negara anggota Schengen. Dengar-dengar, Bulgaria sedang mengajukan diri untuk masuk klub schengen. Mudah-mudahan bisa berhasil. Untuk sementara, bagi yang ingin ke Bulgaria, kamu harus susah payah langsung urus ke kedutaannya langsung. Lebih baik begitu dibanding lewat lembaga pengurusan visa lainnya.

Begini langkah-langkah yang kuambil untuk pengurusan visa.

1. Cek website resmi Ministry of Foreign Affairs The Republic of Bulgaria

Klik website resminya.

Aku menemukan website ini saat membuka laman resmi Kementerian Luar Negeri RI tentang KBRI di Sofia, ibukota Bulgaria. Tinggal buka www.mfa.bg lalu pilih menu English di sudut kanan atas biar kamu jadi nggak buta huruf. Klik box bertuliskan 'Visas' di samping kanan laman utama website. Nanti kita akan dirujuk ke kanal Consular Services. Tinggal pilih menu Travel to Bulgaria. Di sana muncul sejumlah aturan dan syarat pengajuan visa. Sesuaikan jenis visa dengan tujuan kedatangan ke negara itu. Karena aku datang ke Bulgaria dalam rangka misi pertukaran kebudayaan, berarti jenis visa yang kuajukan adalah Tipe C (untuk kedatangan singkat yang bertujuan khusus seperti bisnis, pertukaran budaya, dan liburan).

2. Unduh formulir pengajuan visa dari website

Formulir pengajuan Visa Bulgaria.

Setelah baca semua persyaratan, aku mengunduh formulir pengajuan visa dan mengisinya lengkap. Kosongkan bagian tanda tangan dan tanggal pengisian formulir di 2 halaman terakhir. Kita baru boleh tanda tangan saat berada di depan konsulat di kantor Kedutaan Bulgaria setelah sesi wawancara. Ini penting karena aku sempat disuruh print ulang formulir dan mengisinya kembali. Cuma gara-gara tanda tangan yang langsung dibubuhi, aku harus isi formulir yang meminta informasi diri super detail itu dari awal.

3. Siapkan semua persyaratan pengajuan visa

Syarat penting yang bikin deg-degan (bagi yang sudah biasa mengajukan visa Schengen, tentu tahu persyaratan panjang ini. Lebih kurang sama kok untuk Bulgaria), antara lain:

• Paspor yang masih berlaku dan fotokopinya.

• Fotokopi semua halaman yang sudah ada cap imigrasi.

  Mungkin mereka ingin melihat track records perjalanan luar negeri kita.

• Fotokopi visa Schengen 3 tahun terakhir jika punya. 

  Ini jadi pertimbangan utama visa disetujui jika sudah ada visa schengen duluan. Sayangnya, aku pernah punya visa schengen 5 tahun yang lalu waktu ke Swiss, jadi tidak masuk hitungan.

• Fotokopi KTP. 

  Bawa KTP asli juga saat wawancara, jangan ditinggal di satpam kedutaan ya. Pihak security biasanya minta tanda pengenal untuk ditinggal di pintu gerbang, berikan SIM atau tanda pengenal lain selain KTP karena KTP penting saat ketemu konsulat.

• Pas Foto 3,5 x 4,5 cm berlatar putih dengan wajah dan telinga terlihat. 

  Bagi yang berjilbab, dengan berat hati harus rela berfoto dengan menampakkan sedikit garis rambut dan garis telinga.

• Surat undangan dari instansi di Bulgaria untuk tujuan bisnis dan cultural exchange. 

  Aku melampirkan surat undangan dari EAFF (European Association of Folklore Festivals), pihak penyelenggara The World Cup of Folklore Veliko Tarnovo, Bulgaria dan juga surat rekomendasi dari Municipality of Veliko Tarnovo. Ini surat ampuh untuk mendapatkan visa Bulgaria karena rekomendasi langsung dari pejabat pemerintahnya. Sebagai tambahan, aku juga menghubungi KBRI di Bulgaria untuk memberi tahu keikutsertaan kami dalam festival di sana. KBRI menyambut baik dan mengirimkan surat rekomendasi 'Visa Calling' secara resmi untuk Kedutaan Besar Republik Bulgaria di Jakarta.

• Dokumen polis asuransi perjalanan. 

  Aku pakai asuransi Allianz untuk perjalanan ke Bulgaria ini.

• Bukti booking tiket pesawat pulang-pergi ke Bulgaria. 

  Aku langsung beli tiketnya di Traveloka karena murah. Ini modal nekat, sih, langsung membeli tiket padahal belum tentu visa diterima. Itulah sebabnya aku deg-degan selama pengajuan visa ini.

• Bukti reservasi hotel dan transportasi.

  Panitia sudah menyiapkan akomodasi untuk kami selama berada di Veliko Tarnovo. Mereka mengirimkan dokumen reservasi hotel dan restoran untuk mempermudah kami mengurus visa. Jadi, aku tinggal melampirkan semua dokumen itu.

• Rekening koran atau bukti pembayaran kepada travel agent atau surat rekomendasi dari sponsor. 

  Aku melampirkan yang terakhir, surat rekomendasi dari pihak sponsor dan penyelenggara program pertukaran budaya. Kalau rekening sendiri, bisa-bisa pengajuan visa-ku ditolak lantaran isi tabungan sekarat.

• Surat pernyataan dari instansi tempat bekerja atau surat keterangan sekolah bagi yang sedang studi. 

  Surat menyurat ini ditulis dalam bahasa Inggris. Karena aku blogger yang berkantor di mana saja, aku melampirkan surat keterangan keanggotaan dari Galang Dance Community. Keanggotaanku berstatus seumur hidup sepertinya karena yang punya ibuku sendiri. Itu artinya aku harus mengabdi dunia-akhirat kepada beliau. *berat

• Bagi traveler di bawah umur (di bawah 18 tahun) harus memenuhi syarat khusus, yaitu surat izin kedua orangtua yang ditandatangani di atas segel notaris, akte kelahiran, dan surat izin sekolah.

  Surat notaris dan surat izin sekolah ditulis dalam bahasa Inggris.

4. Buat janji temu dengan Konsulat Bulgaria via telepon

Setelah syarat dipenuhi, saatnya membuat janji untuk datang ke kantor Kedutaan Besar Republik Bulgaria di Jakarta. Iya, harus bikin janji dulu, ya. Mereka punya jadwal sendiri untuk menerima tamu yang ingin mengajukan visa. Kalau belum buat janji, kita tidak diperkenankan masuk. Nomor telepon atau email tercantum di website, kok. Setelah diberi tahu jadwalnya, kita baru boleh datang ke kantornya dengan menyerahkan semua dokumen untuk pengajuan visa. Ohya, pengajuan visa ke Bulgaria tidak dapat diwakilkan. Aku mengurusi visa untuk 8 orang, jadi 8 orang itu harus hadir pada waktu yang telah ditentukan oleh konsulat saat kita membuat janji temu. Hal ini memang sangat merepotkan mengingat tim Galang yang berangkat ini berdomisili di Padang. Jadi aku harus memastikan mereka berangkat ke Jakarta sehari sebelum jadwal pertemuan di kedutaan.

5. Datang ke Kantor Kedutaan Bulgaria di Jakarta

Wajah lega usai wawancara pengajuan visa di Kedutaan Besar Republik Bulgaria.

Di kantor kedutaan Bulgaria, kita akan bertemu konsulat dan langsung ditanyai macam-macam tentang persiapan perjalanan ke negaranya itu. Nggak perlu grogi karena konsulatnya sangat ramah. Beliau antusias sekali saat kami diundang datang ke negaranya untuk ikut festival. Dia malah ingin melihat display tarian tradisional Minangkabau yang akan kami bawa ke sana. Setelah sesi wawancara selesai, satu per satu personel kami diminta menandatangani formulir pengajuan visa. Setelah itu, satu per satu pula kami diminta untuk masuk ruangan foto. Lagi-lagi, yang berjilbab kali ini harus merenggangkan jilbab sampai belakang telinga, macam pas foto zaman Orde Baru. Untungnya konsulatnya perempuan. Dia memberikan privasi kepadaku untuk merapikan jilbab sebelum berfoto dan setelahnya. Tujuan foto ini untuk mendeteksi garis dan titik wajah hingga telinga. Ini prosedur wajib dari negara mereka. Yang penting, fotonya harus senyum karena katanya orang Bulgaria suka senyum. Iya, deh. :)

6. Siapkan uang 60 Euro

Pengajuan visa Bulgaria dikenai tarif 60 Euro per orang untuk usia di atas 25 tahun. Di bawah itu,--karena tujuan perjalanan kami untuk pertukaran budaya--pengajuan visa tidak dikenai biaya. Alasan mereka karena di bawah 25 tahun masih usia pelajar sementara Bulgaria sangat concern dengan pendidikan. Untungnya sebagian besar anggota tim Galang masih usia 17-18 tahun. Mereka jadi bebas biaya. Namun, repot mengurusi surat izin orangtua menggunakan segel dari notaris.

Pembayaran visa dalam bentuk cash, ya dan sudah ditukarkan dalam bentuk Euro, bukan rupiah.

7. Status visa diinformasikan lewat telepon setelah 14 hari kerja

Menunggu telepon dari kedutaan dalam 14 hari kerja memang bikin senewen. Kita nggak bisa seenaknya menanyakan kapan proses visa selesai. Di sini kesabaranku sangat diuji karena benar-benar harus menunggu entah sampai kapan. Yang pasti ponsel selalu aktif dan siap menerima kabar dari kedutaan Bulgaria kapan pun. Aku jadi tidak bisa menjanjikan persiapan apa-apa kepada anggota tim selama visa belum di tangan.

8. Siapkan tiket pesawat yang sudah issued untuk pengambilan visa

Akhirnya, suatu hari sekretaris kedutaan meneleponku. Katanya pengajuan visaku diterima. Beliau menyuruhku menyiapkan tiket yang sudah issued untuk dibawa ke kantornya saat pengambilan visa. Karena memang saat pengajuan visa, aku sudah melampirkan tiket pesawat yang issued (padahal bisa melampirkan bookingan tiket sebelum issued jika memesan tiket pesawat lewat travel agent), jadi tanpa harus repot mencari tiket pesawat, aku langsung meluncur ke kedutaan. Di sana, aku harus menunggu beberapa saat. Mereka langsung mencetak visa dan menempelnya di paspor pada saat aku menyerahkan tiket pesawat resmi. Dan... visa Bulgaria sudah di tangan.

Aku mendapatkan visa single entry yang berlaku 1 bulan. Sebentar sekali memang. Tapi, bisa menginjakkan kaki di negara Bulgaria saja, aku sangat bersyukur. Aku memang tidak berniat extend padahal sangat ingin menjelajah negara Bulgaria. Ya, karena faktor pekerjaan dan tanggung jawab kepada tim, aku harus mendampingi mereka dari berangkat dan memulangkan anggotanya dengan selamat.

Ini penampakan visa Bulgaria-ku.

Aku dan Tim Galang Dance tiba di Sofia Airport dan disambut oleh KBRI Bulgaria.

Konsulatnya berpesan padaku bahwa bulan Juni masih musim semi. Cuaca cenderung tidak stabil. Kami harus bisa menyesuaikan diri dengan iklim. Dia mendoakan perjalanan kami lancar dan misi kebudayaan kami sukses. Konsulat yang sangat bersemangat ini menyuruhku berjanji untuk mengirimkan video tari saat penampilan di sana. Janji itu akan kupenuhi setelah tulisan ini tayang karena baru selesai tahap editing. Kalau kamu mau lihat juga, bisa langsung cek di youtube Galang Art.

BACA JUGA: Musim Semi di Veliko Tarnovo

Informasi

Kedutaan Besar Republik Bulgaria di Jakarta
Jalan Imam Bonjol no. 34-36, Jakarta 10310
Telepon: +62213904048; +62 21 391 31 30
Consulate: embassy.jakarta@mfa.bg 
Kedutaan Besar Republik Indonesia untuk Bulgaria, Albania, dan Macedonia

Jalan Yosef Valdhard no. 5 (Simeonovsko Shosse) 1700 Sofia BULGARIA

Telepon: (359-2) 9625240, 9626170, 8683220

Email : kbrisofia@indonesia.bg